Interview Tilburg University - Sofokles Online Magazine

Tilburg University investeert in job crafting

‘Nadenken over inzetbaarheid hoort óók bij je werk’

Medewerkers ruimte en handvatten bieden om hun functie nog beter aan te laten sluiten op hun sterke punten en talenten: dát is waar het bij job crafting om draait. Tilburg University stimuleert medewerkers om bewust met hun loopbaan aan de slag te gaan.

Als coördinator bedrijfsvoering bij Tilburg School of Economics and Management (TiSEM) is Hetty Rutten het schoolvoorbeeld van een ondersteunende medewerker die succesvol met haar eigen employability bezig is. ‘Ik heb in verschillende ondersteunende functies bij het departement Accountancy gewerkt. Daarbij heb ik er altijd taken bij proberen te nemen; omdat ik het leuk vind én omdat het ervoor zorgt dat ik waardevoller word voor de organisatie. Een voorbeeld? Afgelopen zomer waren er mensen nodig om examens in te voeren in een mij onbekend programma. Eerlijk is eerlijk: het kostte behoorlijk wat tijd om het me goed eigen te maken. Maar ik dacht: als ik dit programma straks ken, biedt me dat wellicht voordeel als ik eens iets anders wil.’

‘Ik heb altijd geprobeerd om er taken bij nemen; het zorgt ervoor dat ik waardevoller word voor de organisatie.’

Hetty Rutten, coördinator bedrijfsvoering

Digitalisering

Max van Veen, afdelingshoofd van het Tilburg University Sports Center, stimuleert zijn medewerkers vooral om regelmatig na te denken: past je werk nog bij je? En wat zou je misschien nog meer kunnen of willen? ‘Zeker nu het werk meer digitaal is geworden is dat belangrijk. Toen ik hier zeven jaar geleden begon, werkten we nog veel met papieren formulieren en mappen. De front- en backoffice zijn in rap tempo gedigitaliseerd. Een enorme verandering voor medewerkers, die dan soms een duwtje nodig hebben. Een collega die geen tijd nam om zich een nieuw softwarepakket eigen te maken, heb ik aangeraden een dagdeel per maand laten blokken in zijn agenda. Dat wierp zijn vruchten af; uiteindelijk hielp het hem om sneller en slimmer te werken.’

Inzetbaar zijn en blijven

Hr-beleidsmedewerker Marjolein Minderhoud herkent veel in het verhaal van Max. ‘Er zijn nog altijd medewerkers die employability zien als iets extra’s, bovenop hun dagelijks werk. Ik zeg altijd: nadenken over je inzetbaarheid hoort óók bij je werk. Want je mag er zeker van zijn dat je werk over drie, vijf of tien jaar niet meer hetzelfde is als nu.’

In de visie van Tilburg University gaat employability niet per se om een positie hoger op de ladder, maar vooral over jezelf blijven ontwikkelen; of dit nu in breedte van je huidige functie of in een andere functie is. Marjolein: ‘Als universiteit zetten we daarom in op job crafting, waarbij alles erop gericht is om functies optimaal te laten aansluiten bij de talenten en sterke punten van de individuele medewerker. Waar krijg je energie van? Waar ben je goed in? En wat past er minder bij je? In eerste instantie is het aan de medewerker en de leidinggevende om samen na te denken over dit soort vragen. Hr kan vervolgens adviseren over de concrete invulling van het bijbehorende ontwikkelpad en de medewerker hierin ondersteunen door middel van trainingen en coaching.’

Wat is job crafting?

Job crafting is het op eigen initiatief doen van kleine aanpassingen aan je baan, zodat deze beter past bij je interesses en capaciteiten. Daarbij kan het gaan om aanpassingen in taken. Maar bijvoorbeeld ook om aanpassingen in de context (qua werkomgeving en hulpmiddelen) en om het onderhouden van (meer) relevante relaties binnen je organisatie. Ook kan job crafting draaien om bewust anders naar je werk te kijken, door je werk zo te omschrijven dat het betekenis voor je heeft. De gedachte is dat job crafting onder de streep leidt tot een betere match tussen persoon en baan, tot meer bevlogenheid, betere werkprestaties, een bredere inzetbaarheid én meer betekenisvol werk.

Ga in gesprek

Volgens Marjolein is employability idealiter een samenspel tussen medewerker, leidinggevende en hr. ‘De leidinggevende is in dit samenspel belangrijk. De ontwikkeling van de medewerker zou continu onderwerp van gesprek moeten zijn tussen medewerker en leidinggevende. Of op zijn minst een vast punt op de agenda tijdens de jaarlijkse gesprekkencyclus. Dat is in de praktijk nu niet altijd zo. Niet voor niets worden leidinggevenden binnen het leiderschapsprogramma van de universiteit getraind in het aangaan van de dialoog. Zo hopen we employability een steeds structurelere plek te geven op de agenda.’

‘Je mag er zeker van zijn dat je werk over
drie, vijf of tien jaar niet meer hetzelfde is als nu.’

Marjolein Minderhoud, hr-beleidsmedewerker

Veilige cultuur

Max weet vanuit zijn hr-achtergrond hoe belangrijk het is om dat gesprek met medewerkers aan te gaan. ‘Als leidinggevende probeer ik een sfeer van vertrouwen te creëren, waarin medewerkers ook dúrven aangeven wat ze willen. Veel mensen ervaren toch een drempel om hun eigen ontwikkeling aan te kaarten.’ Bij een veilige cultuur hoort volgens Max ook dat medewerkers durven zeggen als ze iets níet willen. ‘Afgelopen jaar wilden we enkele nieuwe taken beleggen bij een medewerker, maar al vrij snel gaf ze aan dit niet te zien zitten. Uiteindelijk zijn we in goed overleg gekomen tot een taakverdeling binnen het team die beter paste. Ik vind het alleen maar fijn als iemand dit bespreekbaar maakt.’

Veel ontwikkelmogelijkheden

Met haar huidige leidinggevende kan Hetty het gesprek over employability goed voeren. ‘Als ik met een ontwikkelvoorstel kom, gaat hij daar serieus op in. Maar ik hoor ook weleens over leidinggevenden die het allemaal wel best vinden. Dan houdt het snel op.’ Aan de mogelijkheden vanuit de universiteit zal het in elk geval niet liggen, benadrukt ze. ‘De universiteit heeft een breed aanbod aan ontwikkelmogelijkheden; van loopbaancoaching en training rondom work-life balance tot specifieke trainingen op het gebied van digitalisering en software. Voor wie wil is er veel mogelijk, zowel binnen als buiten de universiteit.’

‘De ontwikkeling van de medewerker zou continu onderwerp van gesprek moeten zijn tussen medewerker en leidinggevende.’

Webinar

Afgelopen december nam Hetty deel aan het webinar over job crafting, dat Tilburg University samen met SoFoKleS organiseerde. Job crafting is een goede manier om het leuk en interessant te houden voor jezelf, vindt Hetty. ‘Zo ben ik ook actief in het bestuur van het universiteitbrede netwerk voor managementsupportmedewerkers. Vanuit die club organiseren we interessante lezingen en workshops. Voor mij een mogelijkheid om mijn rol verder te verbreden en mijn netwerk binnen de organisatie uit te breiden.

Marjolein hoorde na afloop van het webinar van meerdere mensen dat ze punten wilden gaan bespreken met hun leidinggevende. ‘Wat ik ook vaak terug hoorde, is dat mensen in de praktijk vaak al meer aan job crafting deden dan ze zich realiseerden. Onbewust blijken veel mensen hun werk al aan te passen, zodat het nog beter aansluit bij hun kwaliteiten en voorkeuren. Het hoeft dus niet altijd heel groot of ingewikkeld te zijn.’

‘Met meer aandacht voor job crafting ontstaat er een cultuur waarin mensen zich gestimuleerd voelen om zichzelf te ontwikkelen.’

Max van Veen, afdelingshoofd Tilburg University Sports Center

Winst

Ook Max ziet dat veel medewerkers onbewust al best goed op weg zijn. ‘Toen ik in deze functie begon lag de focus binnen het Sports Center vooral op kortetermijndoelstellingen, zoals het verkopen van genoeg abonnementen. Nu er vanuit hr en de universiteit steeds meer aandacht is voor job crafting, ontstaat een cultuur waarin mensen zich gestimuleerd voelen om zichzelf te blijven ontwikkelen. Dat vraagt misschien om een investering van alle betrokken partijen, maar uiteindelijk zorgt het ervoor dat je als organisatie ook op de lángere termijn je doelstellingen kunt behalen – en daarin schuilt de grootste winst.’