Interview Wageningen University & Research

Eigenaarschap en dialoog als basis voor employability bij WUR

‘Durf af en toe uit je comfortzone te komen’

Als het aankomt op employability zet Wageningen University & Research (WUR) in op eigen verantwoordelijkheid en eigenaarschap bij de individuele medewerker. Parallel daaraan is er veel aandacht voor de kwaliteit van de dialoog tussen medewerker en leidinggevende.

Samen met vier andere collega’s runt Cathelijne Goossens het secretariaat van drie leerstoelgroepen binnen de sectie Communicatie, Filosofie en Technologie (onderdeel van de Social Sciences Group). De coronacrisis heeft het werk niet per se makkelijker gemaakt, vindt ze. ‘Het kost op afstand meer moeite om betrokken te blijven bij het team. Ook in digitaal opzicht is er veel veranderd. Een online bijeenkomst organiseren met meerdere deelnemers en met allerlei voorwaarden: dat kan nog best een uitdaging zijn. Dan is het handig als je weet hoe het systeem werkt.’

Eigen accent geven aan je functie

Ook vóór ‘corona’ werd het werk al steeds digitaler, vervolgt Cathelijne. ‘Toen ik zeventien jaar geleden begon in het vak, stond er bijvoorbeeld nog een fax op het secretariaat. Dat is nu wel heel anders. Wat het werk van secretaresse in een breder team als het onze aantrekkelijk maakt, is dat je makkelijker eigen accenten kunt leggen. De ene collega vindt het leuk om documenten op te maken, de ander is meer de ‘maatschappelijk werker’ waar iedereen zijn verhaal kwijt kan bij een kop koffie.’

‘Zelf houd ik vooral van agendabeheer en dingen regelen. Ook heb ik een online training gegeven rondom een nieuw systeem waarmee alle secretariaatsmedewerkers binnen WUR werken. Spannend om te doen, maar ook heel leuk. Af en toe is het goed om uit je comfortzone te komen, want juist zo breid je je netwerk binnen de organisatie uit en komen de ontwikkelmogelijkheden vaak vanzelf op je pad.’

‘Als de medewerker meer de regie krijgt over zijn of haar loopbaan, helpt dat in onze visie enorm om vitaal en gezond aan het werk te blijven.’

Adriëlle Bloemendaal, senior hr-adviseur WUR

Grip op je loopbaan

Cathelijne is een goed voorbeeld van iemand die initiatief neemt, vindt Adriëlle Bloemendaal, senior hr-adviseur bij het Facilitair Bedrijf van WUR. ‘Vroeger keek je als ondersteunend medewerker toch al snel naar je leidinggevende: vertel me maar wat ik moet doen. Tegenwoordig zetten we meer in op eigen verantwoordelijkheid en eigenaarschap. Want als de medewerker meer de regie krijgt over zijn of haar loopbaan en af en toe ook buiten de comfortzone durft te treden, helpt dat in onze visie enorm om vitaal en gezond aan het werk te blijven.’

Om medewerkers te stimuleren met hun loopbaan aan de slag te gaan, biedt WUR loopbaantrainingen aan onder de noemer ‘Grip op je loopbaan’. Adriëlle: ‘In deze trainingen kunnen medewerkers reflecteren op waar ze nu staan en ontdekken waar hun talenten en ambities liggen. Vervolgens bieden we hen de ruimte om daarin zo goed mogelijk hun eigen weg te vinden.’

Continue dialoog

Maar de verantwoordelijkheid ligt niet alleen bij medewerkers, erkent Adriëlle. ‘Om onze ambities op het gebied van employability in de praktijk tot een succes te maken, is boven alles een goed gesprek tussen medewerker en leidinggevende nodig. Een veilige en open sfeer is daarvoor cruciaal. De medewerker moet zich vrij voelen om uit te spreken wat hij of zij nodig heeft om de gewenste ontwikkeling door te maken. Om leidinggevenden hierbij te ondersteunen is er een uitgebreid programma gestart, ‘Let’s Talk Together’. Dat heeft als doel te zorgen voor een goede, continue dialoog tussen medewerker en leidinggevende.’

‘Vaak zet ik een coach in. Laat de medewerker maar eens onder begeleiding onderzoeken wat hij of zij wil, zonder dat ik daar als leidinggevende enige bemoeienis mee heb.’

Chris de Visser, Business Unit Manager Wageningen Plant Research

Verschillende gesprekken voor beoordeling en ontwikkeling

Veiligheid is inderdaad cruciaal, beaamt Chris de Visser, Business Unit Manager bij Wageningen Plant Research. ‘De hiërarchische verhouding tussen medewerker en leidinggevende maakt het in de praktijk toch vaak lastig om tot die veilige omgeving te komen. Daarom zou het volgens mij ook goed zijn als de beoordeling en de ontwikkeling van de medewerker worden besproken in twee verschillende gesprekken. Want als het gaat over de beoordeling komt de leidinggevende rol heel erg naar voren, terwijl het volgens mij eigenlijk veel meer over de ontwikkeling van de medewerker zou moeten gaan. Doe je nog wat je leuk vindt? Wil je misschien eens iets anders? Dat zijn uiteindelijk de enige vragen die tellen, ongeacht de financiële kengetallen die daar dan bij horen.’

Empowerment

Juist daarom is aandacht voor employability zo belangrijk, benadrukt Chris. ‘Wat je ambitieniveau ook is: als je doet wat je goed kunt en wat je leuk vindt, bepaalt dat voor een groot deel je werkgeluk. Ik probeer mensen te laten nadenken over wat ze willen. Vaak zet ik daarvoor ook een coach in. Laat de medewerker maar eens onder begeleiding onderzoeken wat hij of zij wil, zonder dat ik daar als leidinggevende enige bemoeienis mee heb. Empowerment, zo zou je het kunnen noemen. Als daar dan bijvoorbeeld uitkomt dat iemand het liefst op het land werkt op ons agrarisch proefbedrijf in Lelystad, dan zorgen we ervoor dat de medewerker vooral dat werk kan doen.’

‘Af en toe is het goed om uit je comfortzone te komen, want juist zo breid je je netwerk binnen de organisatie uit en komen de ontwikkelmogelijkheden vaak vanzelf op je pad.’

Cathelijne Goosens, secretaresse WUR

Halve psycholoog

Binnen WUR is er gelukkig veel mogelijk, vindt Cathelijne. ‘Maar je moet jezelf als medewerker wel durven uitspreken richting je leidinggevende.’ Het lastigst zijn de medewerkers die wel iets anders willen, maar dat niet bespreekbaar maken, vult Chris aan. ‘Daar ligt denk ik een belangrijke taak voor de leidinggevende; wees alert op signalen, vraag door, en help de medewerker om zijn ontwikkelvraag te formuleren. Al geef ik toe: soms moet je een halve psycholoog zijn om dit soort zaken op te pikken. Juist daarom is goed dat er binnen WUR meer aandacht is voor de dialoog met een traject als ‘Let’s Talk Together’.’

De organisatie is goed op weg, denkt Adriëlle. ‘Dat goede gesprek ontstaat echter niet vanzelf. Sowieso werken veel leidinggevenden primair vanuit de inhoud, maar om werk te maken van employability moet je je echt kunnen verplaatsen in je mensen. Dat gaat nog niet altijd goed, maar we zijn bezig om hierin stappen te zetten.’

Fit For The Future

Op initiatief van SoFoKleS organiseerde de universiteit voor ondersteunend personeel het employability-event Fit For The Future. Het netwerk van secretaresses binnen WUR was hier nauw bij betrokken, vertelt Cathelijne. ‘Uiteindelijk heeft dat geresulteerd in een interessant programma met workshops en inspiratiesessies. Wat ik zelf het leukst vond? De presentatie van Dana Venema, finalist in de Secretaresse van het Jaar-verkiezing. Zij wist goed te benoemen wat er speelt in ons vak.’

Adriëlle – die vanuit hr betrokken was bij de organisatie van het event – vond vooral de workshop rond interculturele communicatie een eyeopener. ‘We hebben bij WUR heel veel internationale collega’s. Juist voor de secretaresse – die vaak een centrale rol vervult binnen teams – is het goed om te weten hoe je het beste communiceert; met Nederlanders, maar bijvoorbeeld ook met collega’s uit China en Zuid-Amerika. Al met al heeft dit event mij veel geleerd over ontwikkelingen op het vlak van ondersteunend personeel. Het palet waarop zij moeten kunnen schakelen, is enorm rijk. Dat is ook het mooie: als je dat wilt, kun je al je talenten kwijt.’