Stappenplan voor effectief gebruik van hr analytics

De inzichten via hr analytics zijn een hulpmiddel voor hr om strategische personeelsplanning te onderbouwen en te monitoren.

Hr analytics is een werkwijze om beslissingen te nemen over de impact van de medewerkers op de prestaties van de organisatie. Het helpt organisaties op basis van feiten een besluit te nemen. Deze methode is vooral werkbaar wanneer ze binnen het juiste empirisch-wetenschappelijke kader wordt uitgevoerd. Om effectief gebruik te maken van hr analytics volgt u globaal het volgende stappenplan:

  1. De juiste vraag formuleren
  2. Relevante en juiste data verzamelen
  3. Goede analyse uitvoeren
  4. Resultaten interpreteren
  5. Besluit communiceren

Stap 1: De juiste vraag formuleren

Effectief gebruik van hr analytics begint bij de juiste vraag formuleren: een strategische vraag (ook wel: businessvraag). Een strategische vraag is gericht op de doelen of prestaties van de organisatie. Om de strategische vraag te bepalen, is het belangrijk de probleemstelling zo duidelijk en eenvoudig mogelijk te formuleren. Een eenvoudige, duidelijke probleemstelling voorkomt afdwalen van de gewenste doelen of prestaties.

Een andere, gebruikelijke valkuil is dat men start met een analytische vraag die zich richt op een deel van een probleemstelling of een symptoom van een probleem. Het is dan belangrijk de vraag achter de vraag te herleiden.

Herleiden van de strategische vraag

Om de achterliggende strategische vraag bij een analytische vraag te herleiden, is het noodzakelijk om de verschillende oorzaken en gevolgen te ontdekken die invloed hebben op de (analytische) probleemstelling. Door in te zoomen op de gevolgen van een initiële probleemstelling, kunt u achterhalen waarom deze probleemstelling relevant is en hoe die de prestaties van de universiteit raakt.

Voorbeeld van een analytische vraag: Hoe hangt de werkdruk samen met de tevredenheid van studenten?

Herleiden naar strategische vraag: Hoe kunnen we het beleid over werkdruk bij het personeel wijzigen om de tevredenheid van studenten te verhogen?

Op basis van een dergelijke vraag kan worden onderzocht of een hoog ziekteverzuim onder docenten bijvoorbeeld leidt tot een slechte kwaliteit van onderwijs. En of slecht onderwijs op zijn beurt tot ontevreden studenten leidt. Dat zet een hoog ziekteverzuim in een heel ander kader, omdat het blijkt te gaan om de impact van het ziekteverzuim op de prestaties van de organisatie.

Door in te zoomen op de oorzaken, wordt duidelijk welke factoren u moet meenemen in de analyse om de strategische vraag te kunnen beantwoorden.

Stap 2: Relevante en juiste data verzamelen

Na het formuleren van de juiste vraag, is de volgende stap: relevante data verzamelen en analyseren. Dit vraagt het werk van een specialist, een hr-analist. Wanneer deze expertise intern niet beschikbaar is, is het aan te raden een expert van buiten de universiteit in de hand te nemen.

Voor u data gaat analyseren, is het belangrijk deze eerst te controleren en klaar te maken voor de analyse. Wanneer u dit niet doet, kan dit grote effecten hebben op de analyse en de conclusies. Via een eerste grafische analyse komt snel in beeld:

  • of er onverwachte of vreemde waarnemingen zijn;
  • wat er mogelijk uit verdere analyses gaat komen;
  • of de aanleiding van de analyse (en de mogelijke probleemstelling) juist en actueel is.

“Ik geloof in de kracht van data. Data leidt tot scherpe analyses en relevante inzichten.” – Irma Doze, AnalitiQs

Stap 3: Goede analyse uitvoeren

Wanneer de data in orde blijken en ze de aanleiding voor uw vraag bevestigen, kunt u met de echte analyse beginnen. Tot welke uitkomst de analyse leidt, is afhankelijk van de data.

  • Data op het niveau van de individuele medewerker (‘analytics’) zijn nodig om verbanden te vinden tussen oorzaken en gevolgen en om voorspellingen te doen. Denk bijvoorbeeld aan de resterende tijd van het contract per medewerker, of het aantal ziekte-uren per medewerker. Deze data worden gepseudonomiseerd verwerkt.
  • Zijn er alleen samengevatte data (‘metrics’) beschikbaar, zoals ken- en stuurgetallen uit medewerkerstevredenheidsonderzoeken, dan kunt u alleen trends en ontwikkelingen beschrijven en meten. Denk hierbij aan tevredenheid per afdeling of faculteit.

 

Dit betekent niet dat een datagedreven werkwijze geen meerwaarde heeft als er alleen metrics beschikbaar zijn. Ook metrics, zoals een benchmark, bieden toegevoegde waarde, zoals bench-learning.

Stap 4: Resultaten interpreteren

Bij iedere analyse is het belangrijk om te onthouden dat de waarde van de analyse niet in de getallen ligt. De analyse moet laten zien wat de oorzaak van de resultaten is en welke acties gekoppeld kunnen worden aan de doelen of strategie van de organisatie. Alleen zo geeft de analyse antwoord op de gestelde vraag. Daarom is de volgende stap: interpretatie van de resultaten.

Het is van belang dat verschillende disciplines binnen de organisatie betrokken zijn bij het interpreteren van de uitkomsten. Zo verzamelt u alle inhoudelijke kennis uit de organisatie en zorgt u ervoor dat de conclusie ook gedragen wordt door de gehele organisatie.

Waar u rekening mee moet houden als u resultaten gaat interpreteren en conclusies trekt:

  • De aanvankelijke onderzoeksvraag moet centraal staan.
  • De visualisatie van de data heeft een groot effect op de waarneming en interpretatie van de data.
  • Individuele afwijkende data (outliers) kunnen waarnemingen en analyses beïnvloeden.
  • Een statistische correlatie betekent niet altijd dat er een causaal verband is.
  • Trends op macroniveau kunnen verschillen van trends op microniveau.

 

Symptomen en oorzaken scheiden

Het kan na een analyse vooral lastig zijn om de verbanden tussen verschillende variabelen in beeld te krijgen. Heeft bijvoorbeeld de werkdruk een negatief effect op de studententevredenheid, of creëert een lage studententevredenheid een hogere werkdruk? Of speelt er mogelijk nog een andere factor een rol? Wat zijn oorzaken en wat zijn symptomen?

Het is waardevol om met een (multidisciplinaire) groep naar de resultaten te kijken en samen symptomen en oorzaken te scheiden. Zo voorkomt u denkfouten en verkeerde conclusies. Pas wanneer er zicht is op de echte knelpunten, kunnen die worden aangepakt.

Stap 5: Besluit communiceren

De laatste stap in het stappenplan is: het besluit laten weten aan de stakeholders. Het is cruciaal hoe dit gebeurt, omdat dat bepaalt hoe stakeholders aan de slag gaan met het besluit en of ze de juiste acties in gang zetten. U kunt het beste de stakeholders meenemen in de interpretatie van de uitkomsten en de getrokken conclusies.

Als u samen met de stakeholders actie onderneemt om het besluit uit te voeren, is het proces nog niet ten einde. Het is óók belangrijk om te monitoren of de acties het gewenste effect bereiken. Afhankelijk van deze monitoring kunt u acties bijsturen of een nieuwe probleemstelling ontdekken. Een nieuwe cyclus langs het stappenplan kan gestart worden.

Video
Delen

Uw naam

E-mail

Naam ontvanger

E-mail adres ontvanger

Uw bericht

Verstuur

Share

E-mail

Facebook

Twitter

Google+

LinkedIn

Contact

Naam

E-mail

Bericht

Verstuur