Aanpak Erasmus Universiteit - Sofokles Online Magazine

Erasmus Universiteit Rotterdam pakt werkdruk structureel aan

‘We willen nu echt naar de bron van werkdruk’

Erasmus Universiteit Rotterdam pakt werkdruk structureel aan

‘We willen nu echt naar de bron van werkdruk’

Om de werkdruk te verlichten, kunnen de medewerkers van de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) sinds begin dit jaar eenvoudig een gesprek met een psycholoog inplannen. Maar uiteindelijk wil de universiteit werkdruk structureel, bij de bron, aanpakken. Daarvoor start de EUR een nieuwe aanpak.

Naomi van der Maden, HR-beleidsadviseur

Net als op andere universiteiten speelt het thema werkdruk ook op de EUR al langer, blikt HR-beleidsadviseur Naomi van der Maden terug. ‘Eind 2017 kwam vanuit de overheid het verzoek om een plan van aanpak te formuleren voor vermindering van werkdruk. Dat plan bevatte absoluut goede elementen, zoals de nog altijd bestaande mogelijkheid voor medewerkers om in gesprek te gaan met een work life balance coach.

Ook hielp het plan om het gesprek over werkdruk aan te gaan, alleen pakte het nog niet de oorzaken van werkdruk aan.’

Werkstress

Roos Schelvis, senior beleidsadviseur Gezond en veilig werken, constateert dat het feit dat je ‘het druk hebt’ voor veel medewerkers een beetje bij het werk is gaan horen. Dat zou ze graag anders zien. ‘Natuurlijk is het geen probleem als je een keer op zondagochtend achter je laptop gaat zitten, zo lang het maar geen gewoonte wordt en je die vrije tijd op een ander moment inhaalt. Maar als extra belasting langere tijd aanhoudt, kan werkdruk overgaan in werkstress – met alle gevolgen van dien: emotioneel, fysiek, cognitief en in het gedrag.’

‘We willen dat hele proces transparanter maken, zodat mensen beter weten wat er van hen verwacht wordt.’

OpenUp

In het vroege voorjaar begon de coronacrisis. Schelvis: ‘Die nieuwe situatie zorgde voor extra druk op medewerkers. Om te zorgen voor acute verlichting zijn we toen een partnerschap met OpenUp aangegaan: een psycholoog on speed dial, die medewerkers tijdens een of meerdere sessies helpt om beter grip te krijgen op de nieuwe situatie en alle emoties die daarbij komen kijken.

Mocht uiteindelijk blijken dat de problemen dieper liggen, dan kan de medewerker zich laten doorverwijzen voor een langduriger traject.’

Laagdrempelig consult

Niet alleen de 3.500 eigen medewerkers, ook aan de EUR verbonden mensen zonder dienstverband (zoals gastonderzoekers en buitenpromovendi) kunnen gebruikmaken van OpenUp. Verder is er geen toestemming van de werkgever nodig en krijgt de werkgever ook geen terugkoppeling van de gesprekken. ‘We hebben bewust gekozen voor een zo laagdrempelig mogelijk vangnet’, benadrukt Schelvis. ‘Dat wordt echt gewaardeerd. Maar het laat onverlet dat het nodig is om stressoren bij de bron aan te pakken. Niet voor niets gaan we nu óók verder met de aanpak van structurele knelpunten en oplossingen.’

Roos Schelvis, senior beleidsadviseur Gezond en veilig werken

WerkdrukWegwijzer

Voor die aanpak maken Schelvis en Van der Maden gebruik van de door TNO ontwikkelde WerkdrukWegwijzer. Dit cyclische model leidt organisaties in vijf stappen naar een passende, structurele aanpak van werkdruk. Als voorbeeld van een structureel knelpunt noemt Schelvis de verdeling van onderwijstijd. ‘In welke taken valt een bepaalde functie uiteen? Welke uren ken je toe aan die taken? En hoe ken je die taken vervolgens toe aan personen? We willen dat hele proces transparanter maken, zodat mensen beter weten wat er van hen verwacht wordt. Ook kan zo inzichtelijk worden dat sommige taken mogelijk niet passen binnen de budgetten die ons door het Rijk worden toegekend. Ook het ‘nationale’ niveau is op die manier onderdeel van de aanpak.’

Roos Schelvis legt leidinggevenden en medewerkers uit hoe je het gesprek aangaat over werkdruk aan de hand van het werkdrukmodel.

Erkennen en waarderen

In het verlengde daarvan is verdere professionalisering van het management onontkoombaar, denkt Van der Maden. ‘Voor sommige leidinggevenden hangen P&O-achtige taken er een beetje bij; de vraag hoe iemand zich voelt, komt dan slechts zijdelings ter sprake in het reguliere, inhoudelijke overleg. Om dit te doorbreken, werken we aan de ontwikkeling van een leerlijn voor het management. Ook zijn we aan de slag gegaan met Erkennen en Waarderen. Ik verwacht dat we in de toekomst meer leidinggevenden krijgen die ook echt affiniteit hebben met de HR-kant van hun functie.’

Dialoogsessies

Volgens het idee achter de WerkdrukWegwijzer gaat de universiteit nu eerst dialoogsessies opzetten. In die sessies worden knelpunten en oplossingen geanalyseerd op alle niveaus: op het niveau van teams, vakgroepen en faculteiten, maar ook op het niveau van de universiteit en de sector als geheel. Juist in die dialoog schuilt de kracht van deze aanpak, denkt Van der Maden.

‘Kant-en-klare oplossingen als OpenUp bieden misschien verlichting op de korte termijn, uiteindelijk is het vooral belangrijk om het gesprek tussen mensen op gang te brengen en zo te komen tot structurele oplossingen. Daarin schuilt voor ons de grote meerwaarde van deze aanpak.’

Bottom-up

Ook Schelvis benadrukt hoe belangrijk het is om zowel de korte als de lange termijn goed in de gaten te houden. ‘Je zult de aanpak van werkdruk echt moeten inbouwen in je bedrijfsvoering. Wat ik daarbij nog wil meegeven: maak werkdruk zo specifiek mogelijk. Wat zijn nou precies de oorzaken, en voor wie? Tijdsdruk is voor een hoogleraar iets heel anders dan voor een HR-supportmedewerker. En de balans tussen job demands en job resources is voor iedereen anders. Juist door nu ook echt bottom-up te beginnen en medewerkers mee te laten denken, komen we op termijn hopelijk tot een aanpak die voor iederéén goed past.’

Erasmus Universiteit Rotterdam pakt werkdruk structureel aan

‘We willen nu echt naar de bron van werkdruk’

Erasmus Universiteit Rotterdam pakt werkdruk structureel aan

‘We willen nu echt naar de bron van werkdruk’

Om de werkdruk te verlichten, kunnen de medewerkers van de Erasmus Universiteit Rotterdam (EUR) sinds begin dit jaar eenvoudig een gesprek met een psycholoog inplannen. Maar uiteindelijk wil de universiteit werkdruk structureel, bij de bron, aanpakken. Daarvoor start de EUR een nieuwe aanpak.

Ook hielp het plan om het gesprek over werkdruk aan te gaan, alleen pakte het nog niet de oorzaken van werkdruk aan.’

Werkstress

‘We willen dat hele proces transparanter maken, zodat mensen beter weten wat er van hen verwacht wordt.’

OpenUp

Mocht uiteindelijk blijken dat de problemen dieper liggen, dan kan de medewerker zich laten doorverwijzen voor een langduriger traject.’

Laagdrempelig consult

WerkdrukWegwijzer

Erkennen en waarderen

Dialoogsessies

‘Kant-en-klare oplossingen als OpenUp bieden misschien verlichting op de korte termijn, uiteindelijk is het vooral belangrijk om het gesprek tussen mensen op gang te brengen en zo te komen tot structurele oplossingen. Daarin schuilt voor ons de grote meerwaarde van deze aanpak.’

Bottom-up

Volgende