E-conferentie werkdrukaanpak

Zoals afgesproken in de CAO Nederlandse Universiteiten 2017-2019 hebben alle universiteiten eind 2017 of begin 2018 een plan opgesteld om werkdruk aan te pakken. Tijdens de looptijd van de cao zijn de plannen uitgevoerd. Nu er een nieuwe cao is, maken universiteiten een nieuw plan van aanpak of ze herzien hun eerdere plan. Dat is een goed moment om terug te blikken én vooruit te kijken. Wat hebben we al bereikt? Wat is er nog nodig? Tijdens de derde e-conferentie over werkdruk, op 22 september 2020, deelden twee universiteiten hun werkdrukaanpak.

De Universiteit Leiden heeft een centraal plan van aanpak voor werkdruk, vertelt Nathan John Albury, beleidsadviseur HRM, tijdens de e-conferentie. Dit plan van aanpak kent zeven werk- of focusgebieden. Bijvoorbeeld: vermindering van regeldruk, versterking van de veerkracht en vitaliteit van medewerkers, regelruimte voor medewerkers creëren, en ideeën uit de organisatie beter benutten. Albury laat zien wat er op deze zeven thema’s al is gebeurd en nog steeds gebeurt.

Om de veerkracht van medewerkers een belangrijk speerpunt te maken, is de Universiteit Leiden aangesloten bij het internationale Healthy University Network en wordt er in oktober een Healthy University Week georganiseerd. Ook worden medewerkers benaderd die in aanmerking komen voor het Vitaliteitspact uit de cao, dat recht geeft op verkorting van werktijd. Er is een sabbaticalsysteem ingericht en medewerkers hebben de keuze om jaarlijks extra vakantieuren op te sparen voor een extra lang verlof. Aan de vermindering van de regeldruk wordt gewerkt door processen te digitaliseren. Zo is er een digitaal studentenportaal gekomen, waar studenten terechtkunnen voor informatie over roosters en inschrijvingen voor tentamens en cursussen.

Struikelblokken

Op basis van het centrale plan van aanpak heeft iedere faculteit zijn eigen plan van aanpak gemaakt. Bij de faculteit Geesteswetenschappen wordt bijvoorbeeld gekeken of het groot aantal onderwijsuren kan worden verminderd door minder vakken van 5 ECTS aan te bieden en slimmer te toetsen. Albury ziet universiteitsbreed verschillende struikelblokken bij de aanpak van werkdruk. Zoals het taboe dat er nog vaak is om werkdruk bespreekbaar te maken. Belangrijk is om werkdruk in het team als een gezamenlijk ‘probleem’ te formuleren en ook gezamenlijk structureel aan oplossingen te werken. Collega’s en leidinggevenden moeten signalen kunnen herkennen en weten wanneer ze moeten ingrijpen.

Samenwerking met psycholoog

Roos Schelvis, senior beleidsadviseur Gezond en veilig werken bij de Erasmus Universiteit Rotterdam vertelt (ook namens haar collega Naomi van der Maden) over de werkdrukaanpak van de EUR. De afgelopen jaren zijn al veel maatregelen genomen en plannen uitgevoerd. Zo kwam er een Taskforce Regeldruk en de mogelijkheid voor medewerkers om in gesprek te gaan met een work life balance coach. Aan het begin van de coronacrisis, toen de werkdruk nog verder toenam, ging de EUR een samenwerking aan met OpenUp om te zorgen voor acute verlichting. Medewerkers kunnen op kosten van de universiteit laagdrempelig in gesprek met een psycholoog. Meestal zijn er twee of drie gesprekken nodig en anders wordt iemand doorverwezen naar de GGZ. Medewerkers waarderen deze service met een 7,6.

Tijd, geld en draagvlak

In de vervolgaanpak wil de EUR gerichter werken aan oplossingen die de oorzaken van de werkdruk wegnemen. Terug naar de bron dus. Daarvoor gebruikt de universiteit het werkdrukmodel van TNO, waarbij teams in gesprek gaan over de oorzaken van werkdruk en zelf oplossingen bedenken. In het interview verderop in dit e-magazine vertellen Roos Schelvis en Naomi van der Maden meer over deze aanpak. Belangrijk voorwaarden voor succes zijn volgens Schelvis tijd, geld en draagvlak. Iedereen zal iets moeten doen: de medewerker, de leidinggevende, de afdeling, de faculteit en uiteindelijk ook de universiteit. Een andere belangrijke constatering die ze doet: de aanpak van werkdruk is ‘nooit af’. Inbedding in de bedrijfsvoeringscyclus is dan ook wenselijk.

Volgende e-conferentie en netwerk werkdruk

De e-conferentie over de aanpak van werkdruk in de praktijk was de derde e-conferentie over werkdruk die SoFoKleS organiseerde. De vierde e-conferentie staat gepland op 17 november 2020. Wilt u op de hoogte blijven van alle activiteiten op het gebied van werkdruk en ook kunnen deelnemen aan de maandelijkse lunchgesprekken? Meld u dan aan voor ons online netwerk werkdruk.