Kracht 1: noodzaak

Als mensen de noodzaak voor verandering inzien, komen ze in beweging en zullen ze meehelpen aan de realisatie van het verandertraject. Om weerstand weg te nemen, is het dus nodig urgentiebesef te creëren. Hoe u deze kracht kunt inzetten:

• Communiceer over problemen en uitdagingen van de organisatie.
• Maak bedreigingen zichtbaar.
• Deel verzamelde informatie uit analyses.
• Ga de barricade op met het bestuur of management.
• Zet buitenstaanders in.
• Hanteer hoge normen.
• Creëer urgentie of veroorzaak een crisis (shockeffect).

Kracht 2: visie

Voor een verandering heb je een visie nodig die voor iedereen in de organisatie helder, herkenbaar en aansprekend is. Een visie geeft richting aan een verandering, zodat niemand achteraf kan zeggen dat het doel van de verandering niet duidelijk was. Hoe u deze kracht kunt inzetten:

• Zorg voor heldere uitgangspunten.
• Creëer een aantrekkelijk streefbeeld voor de organisatie.
• Organiseer binnen de organisatie een brede dialoog over de visie.
• Communiceer eenduidig en eenvoudig.
• Draag de visie consequent uit.
• Leg inconsistenties uit.
• Zet de juiste, competente mensen in.

Kracht 3: succes

Als een verandering succesvol is, zien mensen de meerwaarde ervan. Andersom geldt: wanneer op korte termijn geen successen zichtbaar zijn, kan dat leiden tot een groei van weerstand. Maak daarom de (korte-termijn)successen zichtbaar binnen de organisatie. Hoe u dat kunt doen:

• Maak ‘laaghangend fruit’ zichtbaar.
• Organiseer een pilot waarmee succes verzekerd is.
• Organiseer korte trajecten met duidelijke mijlpalen.
• Verspreid succesverhalen breed.
• Verbind successen aan de verandering.
• Creëer vertrouwen in een goede afloop.
• Zet (social) media in.

Kracht 4: structuren

Zorg ervoor dat de organisatorische randvoorwaarden de verandering ondersteunen. Een passende structuur maakt een verandering succesvol. Anders blijven er barrières optreden die de verandering vroegtijdig in de kiem smoren. Hoe u deze kracht kunt inzetten:

• Maak duidelijke afspraken over de verdeling van verantwoordelijkheid.
• Vertaal de consequenties van de verandering naar functies, taken en bevoegdheden.
• Koppel de verandering expliciet aan het primaire proces.
• Neem belemmeringen weg in de omgeving.
• Ontwerp een organisatiestructuur die bij de verandering past.

Kracht 5: capaciteiten

Een verandering is haalbaar wanneer het personeel over de juiste capaciteiten beschikt om naar de geschetste visie te handelen. Zonder deze capaciteiten raken zij eerder gedemotiveerd en blijven ze in weerstand hangen. Hoe u op deze capaciteiten kunt inzetten:

• Voorzie in ondersteunende hulpmiddelen.
• Creëer een veilige omgeving waarin fouten kunnen worden gemaakt.
• Inventariseer de ontwikkelbehoeften van het personeel.
• Breng het personeel via trainingen op het gewenste niveau.
• Neem de nieuwe capaciteiten als uitgangspunt in de werving en selectie.
• Spreek mensen aan bij een ‘misfit’.

Kracht 6: systemen

Veranderingen zijn niet succesvol wanneer ze tijdelijk zijn, maar wel als ze tot de dagelijkse handelingen gaan behoren. Dan worden ze onderdeel van het ‘systeem’ en ook overgedragen aan nieuwkomers. Hoe u op deze kracht kunt inzetten:

• Vertaal de verandering in de besturingssystemen.
• Vertaal de verandering in de informatiesystemen.
• Vertaal de verandering in de bekostigingssystemen.
• Vertaal de verandering in de monitoringsystemen.
• Vertaal de verandering in de beoordelings- en beloningssystemen.
• Organiseer laagdrempelige feedback op ongewenste stimulansen in de organisatiesystemen.

Kracht 7: spirit

Voor een succesvolle verandering is vooral de juiste spirit belangrijk. Zet de verandering positief in, vol overtuiging en door middel van inspirerend leiderschap en gemeenschapszin. Wat u daar voor nodig hebt:

• Een ‘coalition of the willing’
• Inspirerende verhalen van externen
• Enthousiasmerend leiderschap
• Ambassadeurs van verandering
• Een sterk wij-gevoel
• Het gevoel dat de verandering leuk is en blijft

Samenhang krachten

De zeven krachten hangen met elkaar samen. Noodzaak, visie en succes zijn de verhalende krachten. Deze laten zien waarom de verandering nodig is en wat het gewenste effect is van de verandering. Zorg er daarom voor dat u uw verhaal vertelt! Structuren, capaciteiten en systemen zijn de actiegerichte krachten. Zij vragen iets van de organisatie. Een effectieve verandering ontstaat als de krachten met elkaar in lijn worden gebracht en met spirit (de zevende kracht) in gang worden gezet.

Sommige krachten geven meer energie, terwijl andere krachten meer aandacht nodig hebben. Dit is natuurlijk per context verschillend. Het is daarom aan te raden goed naar uw organisatie te kijken. Welke krachten zijn daar onderbelicht, hebben aandacht nodig, of kunnen juist positief ingezet worden?

RUG: structuren en systemen als energiebron

Binnen universiteiten zijn noodzaak, visie en succes vaak de krachten die veel energie geven voor de verandering, terwijl structuren, capaciteiten en systemen vaak de krachten zijn die een hr-afdeling hoofdpijn bezorgen. Toch zijn ook systemen en structuren cruciale voorwaarden voor duurzame implementatie van SPP. Welke krachten energie geven, verschilt sterk per universiteit, faculteit, vakgroep of afdeling.

De krachten kunnen op verschillende manieren worden versterkt. Bij de Rijksuniversiteit Groningen onderbouwde de hr-afdeling met hr analytics en een dashboard dat vrouwen achter blijven in de doorstroom naar hogere posities. Dat inzicht zette de noodzaak tot verandering kracht bij.