Duurzame inzetbaarheid en strategische personeelsplanning zijn dus met elkaar verbonden omdat zij beide gericht zijn op zowel de huidige als de toekomstige situatie van de medewerkers. De verbinding tussen SPP en duurzame inzetbaarheid is het sterkst in de analyse van het huidige en gewenste toekomstige samenstelling van medewerkers. Zo’n analyse kan het gesprek op gang brengen over hoe de strategie van de universiteit de wens rond de samenstelling van medewerkers  beïnvloedt en wat dat betekent voor de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

SPP als analytisch instrument
Vele onderdelen van het HR-beleid sluiten aan bij een breed thema zoals duurzame inzetbaarheid. Wanneer het om de drie elementen vitaliteit, verandervermogen en vakmanschap gaat, is het complete hr-beleid van de werving tot aan doorstroom en uitstroom van belang. Denk bijvoorbeeld aan:

• de werving van de juiste mix van medewerkers en wetenschappelijk talent,
• de doorstroom van vrouwelijke wetenschappers,
• of junior docenten die zich aan het einde van hun contract moeten voorbereiden op een nieuwe plek.

Daarom is het belangrijk om rond duurzame inzetbaarheid prioriteiten te stellen en interventies te kiezen die aansluiten bij de doelgroep en strategische doelen van de universiteit. SPP biedt inzicht hoe stapsgewijs met de juiste interventies kan worden aangesloten op aandachtspunten rond duurzame inzetbaarheid.

Met behulp van SPP kunnen universiteiten een analyse van het personeelsbestand en de interventies die daarop volgen maken. Dit kan op team-, afdeling-, faculteits- of organisatieniveau. De analyse geeft inzicht of de huidige medewerkers goed zijn in het werk en in de toekomst (vakmanschap), in staat zijn om te blijven werken (vitaliteit) en in staat zijn in te spelen op nieuwe ontwikkelingen (verandervermogen). Wanneer men de indruk heeft dat er weinig vrouwelijk wetenschappelijk talent in de organisatie in de top aanwezig is, kan een SPP-analyse van de huidige en gewenste situatie inzicht geven in welke delen van de organisatie het vrouwelijk wetenschappelijk talent aanwezig is. Tevens ontstaat inzicht of bijvoorbeeld onvoldoende doorstroom of matige werving de oorzaak van het weinige vrouwelijk wetenschappelijk talent is. Dit maakt concreet op welk niveau welke strategische interventies noodzakelijk zijn, en op welk niveau.

Oog voor ontwikkelingsdoelen
Bij een analyse van het huidige en van het in de toekomst gewenste personeelsbestand , ligt de focus vaak vooral bij de wensen van de organisatie zoals door de leidinggevenden is gedefinieerd. Met het oog op duurzame inzetbaarheid kan ook in kaart worden gebracht wat voor medewerkers de gewenste samenstelling en situatie van medewerkers is. Hiermee ontstaat nog een beter beeld van hoe een goede match tot stand kan komen tussen de ontwikkelingsdoelen van medewerkers en de strategische doelen van de organisatie.

Heeft een universiteit ‘de versterking van het onderwijs’ als (strategisch) doel, dan is het belangrijk dat er ruimte is voor de wensen van medewerkers rond bijvoorbeeld doorgroeimogelijkheden in het onderwijs. Met SPP als instrument ontstaat ruimte om met elkaar in gesprek te gaan over deze mogelijkheden. Het creëren van deze loopbaanmogelijkheden vraagt uiteindelijk aanpassingen in het gehele HR-beleid, zoals werving en selectie.

De verbinding van de resultaten van SPP en duurzame inzetbaarheid kan ook het goede gesprek tussen een leidinggevende en medewerker stimuleren, die ook ruimte geeft aan de  persoonlijke ambitie van medewerkers en hoe die aansluit op die van de organisatie. Zo geeft een SPP-analyse inzicht hoe deze ambities elkaar kunnen versterken en welke (loopbaan)mogelijkheden voor een medewerker binnen de universiteit, of daarbuiten, passen. Denk bijvoorbeeld aan het variëren van portefeuilles bij hr-adviseurs, of het (her)verdelen van administratietaken tussen secretaresses op basis van kwaliteiten of ontwikkelwensen. Zo kunnen competenties beter op elkaar worden afgestemd. Aandacht voor dergelijke wensen kunnen daarmee uiteindelijk de strategische doelen van de organisatie verstevigen.

Gesprek tussen medewerkers en leidinggevenden over regie, ruimte en prioriteiten

Wanneer er op universitair niveau consensus is over de strategische prioriteiten en kaders, dan kunnen leidinggevenden binnen faculteiten en afdelingen het gesprek aangaan met medewerkers over de impact van nieuwe ontwikkelingen in hun werk. Door gesprekken met medewerkers wordt helder waar meer, minder of ander werk ontstaat, hoe rollen veranderen en wat er in de toekomst van de medewerkers verwacht wordt. Een leidinggevende van een onderwijsadministratie kan bijvoorbeeld in gesprek met een medewerker laten zien hoe automatisering de studentinschrijving en het verwerken van studentresultaten gaat veranderen, en dat medewerkers in de toekomst meer ICT-vaardigheden nodig hebben. Dat biedt medewerkers de kans om de regierol over hun eigen loopbaan te pakken, door bijvoorbeeld te investeren in een opleiding of andere taken binnen de afdeling op te pakken. In die gesprekken is het dus van belang dat er ook ruimte is om aan de wensen van de medewerkers tegemoet te kunnen komen.

Om het gesprek met medewerkers op een goede wijze te laten verlopen is goed leiderschap van leidinggevenden en een goede dialoog met de medewerkers noodzakelijk. Dan is het mogelijk de juiste verwachtingen te scheppen over wat er mogelijk is en op welke termijn. Het is daarbij niet nodig om in één keer de stappen van de medewerkers en de organisatie uit te stippelen die noodzakelijk zijn om de gewenste situatie te bereiken. Vaak is het beter werkbaar als dit stapsgewijs gebeurt. Zo houden medewerkers de regie en kunnen ze zelf keuzes maken over hun eigen inzetbaarheid. Met SPP kunnen leidinggevenden vervolgens de interventies kiezen die hierop aansluiten en maatwerk bieden.

Tips uit de praktijk

• Zorg voor een duidelijke en afgebakende definitie van duurzame inzetbaarheid
• Durf keuzes te maken welke doelen of welke doelgroepen op het gebied van duurzame inzetbaarheid prioriteit hebben
• Organiseer een terugkerend gesprek met leidinggevenden over strategische doelen en de impact daarvan op de duurzame inzetbaarheid van hun team.
• Gebruik HR-analytics om het gesprek te onderbouwen
• Stimuleer het goede gesprek tussen leidinggevenden en hun medewerkers, bijvoorbeeld met een scan op teamniveau.